La même question se pose inlassablement lorsqu’il s’agit de s’équiper d’un nouvel outil qui pour simplifier le quotidien de vos équipes. Mieux vaut-il le construire vous-même ou faire appel à une solution existante sur le marché ?
La perspective de construire l’outil en interne en mobilisant vos équipes IT peut sembler attrayante au premier coup d'œil. Qui n’a jamais rêvé de l’outil parfait ? Celui qui cochera chacune des cases de votre cahier des charges.
Mais d’ailleurs, avez-vous bien pensé à renseigner l’ensemble des cases ? Est-ce que ce cahier des charges est encore à jour maintenant que vous avez l’outil en main ? Qui s’occupera de le mettre à jour ? Avez-vous le budget nécessaire ? L’équipe IT a-t-elle la bande passante suffisante ? Et l’expertise métier nécessaire ?
Cette question refait surface à l’heure de la complexification des reportings carbone des entreprises. Vos équipes RSE et DAF font face à une augmentation drastique des exigences des différentes normes de reporting existantes qui s’orientent non plus vers une simple compilation de données mais bien sur la mise en place de stratégies de décarbonation avec des échéances fixes.
Si vous pouviez auparavant vous appuyer sur un “simple” fichier Excel pour condenser l’ensemble de vos données carbone, c’est aujourd’hui chose impossible. La collecte de données se complexifie, de par sa fréquence, la quantité des données et leur traitement. Cet exercice annuel risque fortement de ressembler au rocher de Sisyphe si vous n’êtes pas correctement équipés pour le mener à bien.
Alors, ce nouvel outil de comptabilité carbone, mieux vaut-il le développer ou faire appel à un éditeur ?
Surveillez votre timeline
La première question qui se pose est celle de la temporalité. Êtes-vous prêts à vous lancer dans un projet de construction d’un logiciel de comptabilité carbone en prenant en considération le temps que cela va vous prendre mais également celui des équipes qui seront mobilisées sur ce projet ?
Construire un outil from scratch nécessite en premier lieu d’exprimer clairement votre besoin, de constituer un cahier des charges exhaustif et de mettre en parallèle les exigences contenues dans ce document avec le temps que les équipes IT pourront allouer à ce projet.
Si certains outils simples peuvent être créés en quelques semaines (nous parlons du fameux fichier Excel), un outil plus complet nécessitera forcément des mois de développement, itérations, tests, ajustements… avant de pouvoir s’en servir concrètement.
Le fait est que la comptabilité carbone se complexifie. Les nouvelles normes internationales et régulations, toujours plus contraignantes, exigent des données toujours plus complètes couvrant l’ensemble de votre chaîne de valeur. La qualité des données, leur format et leurs modes de traitement sont également très variables : données physiques VS données monétaires, données quantitatives et données qualitatives, gestion des facteurs d’émission, taux d’incertitude…
Cette tendance rend de facto obsolète l’usage du tableau Excel, aussi abouti soit-il. Il vous faudra donc parier sur un outil évolutif aux fonctionnalités beaucoup plus poussées.
Partez donc du principe que son développement nécessitera de longs mois et se poursuivra au gré des disponibilités de vos équipes IT pour qui votre outil ne sera pas forcément une priorité.
À l’inverse, un outil Saas sera disponible clé en main.
Réalisez un arbitrage sur les coûts
L’autre question clé est bien évidemment celle des coûts.
Les outils de comptabilité carbone ont des coûts variables. Pour un logiciel traitant des données physiques, nécessaires pour répondre aux principales normes et régulation internationales, il faudra compter un budget annuel minimum de 10k€ pour une entreprise aux opérations et à l’organisation relativement simple. Pour un logiciel traitant des indicateurs ESG dans leur ensemble, essentiel dans le cadre de CSRD, il faudra compter une enveloppe supplémentaire du même ordre de grandeur. Selon votre budget, ces coûts peuvent paraître élevés et justifier le développement de votre propre solution.
Néanmoins nous ne vous apprenons rien en vous disant que développer un outil en interne a également un coût : le coût du temps-homme que vous et les nombreux interlocuteurs mobilisés passeront sur l’outil, les coûts d’hébergement, de maintenance…
À la différence de l’outil Saas dont le coût est transparent et prévisible, celui de votre projet est difficilement estimable et peut rapidement dérailler.
Votre analyse de coûts devra forcément tenir compte du retour sur investissement espéré par votre outil, qu’il ait été acheté ou développé en interne. Cependant, le seul moyen de le calculer est d’être en mesure de faire une estimation correcte de son coût initial et futur.
Par exemple, nos estimations sur l’utilisation de Traace pour sa comptabilité carbone font état d’un ROI moyen allant de 150 à 400% selon la profondeur de la mesure de l’empreinte carbone de l’entreprise, rentabilisant de facto l’investissement dans l’outil.
Évaluez le niveau d’expérience nécessaire
Le premier bénéfice que vous tirerez d’un outil développé en interne, c’est qu’il pourra répondre parfaitement à toutes vos demandes, même les plus précises, même les plus saugrenues.
A l’inverse, un outil Saas sera généralement pensé et construit pour répondre aux besoins du plus grand nombre. La personnalisation sera moindre et il ne répondra donc pas forcément à l’ensemble de vos exigences.
Néanmoins, en vous privant d’un outil Saas, vous vous privez également de 2 choses :
- l’expérience de ceux qui ont construit l’outil en matière de comptabilité carbone
- les améliorations continues apportées grâce aux retours de la communauté utilisant cet outil
Votre équipe IT, aussi douée soit-elle, a peu de chances d’avoir une vision claire et exhaustive des enjeux que représentent la comptabilité carbone et des problématiques que cet exercice soulève. Leur valeur ajoutée réside dans la réponse qu’ils apporteront à vos demandes et ceci exige donc un cahier des charges très complet. Cependant, ce cahier des charges aura été rédigé à un instant T et votre expertise seule ne permettra pas d’imaginer toutes les potentielles évolutions futures de l’outil, poussées par le cadre réglementaire, l’extension de vos analyses carbone ou le développement de votre société.
Le résultat peut être un outil qui va manquer de flexibilité et qu’il sera compliqué de maintenir sur le long terme. À cela s’ajoute le risque que le logiciel ne respecte pas les exigences réglementaires en matière de reporting.
À l’inverse, l’outil Saas sera porté par une équipe au fait des problématiques liées à la comptabilité carbone. Elle sera en mesure de construire l’outil de manière beaucoup plus flexible et évolutive, d’anticiper les évolutions réglementaires et de vous aider à passer à l’échelle de manière extrêmement réactive en s’appuyant sur des éléments préexistants de son outil.
Les contributions apportées par les nombreux utilisateurs de la solution permettront non seulement une amélioration continue mais également le développement de nouvelles fonctionnalités auxquelles vous n’aurez peut-être pas pensé de prime abord et qui pourraient se révéler très utiles.
Enfin, s’appuyer sur une équipe d’experts c’est aussi, au-delà de la fonction logicielle, bénéficier d’un accompagnement dans la mise en place, le déploiement et le pilotage de votre stratégie carbone par des équipes ayant une vision globale du marché. Confrontés à de nombreuses problématiques sectorielles, ils ont pu développer une expertise qui vous sera utile lorsqu’il s’agira d’analyser correctement votre empreinte carbone et d’identifier les leviers les plus pertinents pour réduire vos émissions.
C’est cette vision globale et les réponses apportées aux besoins de nos utilisateurs qui a permis à Traace de fournir tout un panel de fonctionnalités allant bien au-delà du simple outil de collecte. Vous trouverez par exemple des tableaux de bord simplifiant votre analyse, des outils de modélisation de vos actions de réduction des émissions de GES, des projections financières ou encore un module permettant d’évaluer votre chaîne d’approvisionnement.
Estimez la durée de vie de votre outil
Lorsque vous décidez de développer un logiciel ESG en interne, vous devez prendre en compte le fait que, comme n’importe quel autre logiciel, celui-ci nécessitera des mises à jour et des opérations de maintenance régulières.
Ces interventions ont des motifs divers, parfois techniques (sécurité, technologies obsolètes…), parfois opérationnels (évolution des besoins, du cadre réglementaire…).
Ce critère est d’autant plus important que le sujet de la comptabilité carbone est extrêmement mouvant. Le cadre réglementaire évolue à vitesse grand V ainsi que les normes internationales attenantes.
Pour être en mesure d’analyser correctement votre empreinte carbone et agir sur celle-ci, il faudra par exemple vous assurer d’avoir des bases de données de facteurs d’émissions à jour.
Pour prendre votre décision, vous devrez donc analyser ces opérations sous l’angle du coût qu’elles représentent et de la bande passante qu’elles nécessitent, tant du côté de l’équipe RSE que de l’équipe IT.
En choisissant un logiciel clé en main, vous bénéficiez des mises à jour et opérations de maintenance qui font partie intégrante de la roadmap des équipes en charge du logiciel. A moins d’évolutions majeures, ces opérations sont généralement intégrées dans le prix du base de l’outil et sont réalisées au fil de l’eau, sans nécessité de réaliser des demandes spécifiques.
L’inquiétude que vous pouvez avoir concerne la sécurité de l’outil. Celui-ci contient des données clés de votre entreprise et il est tout à fait normal de se préoccuper de la manière dont sont traitées ces données et si le logiciel est suffisamment sécurisé pour éviter toute fuite. Si vous optez pour un outil Saas, penchez-vous impérativement sur leur politique en matière de sécurité et de gestion des données.
Une alternative : le buy and make it ?
Développer ou acheter, comme souvent la meilleure alternative peut se trouver au milieu.
Développer en interne vous permet d’avoir l’outil qui répond de manière exacte à vos besoins, sans compromis ni superflu. Il faudra par contre tenir compte des coûts substantiels générés, de la disponibilité des équipes mobilisées et du potentiel manque de flexibilité de votre outil.
À l’inverse, le logiciel Saas vous permet de bénéficier d’une tarification claire, d’un produit évolutif et d’une équipe de développement experte dans le domaine de la comptabilité carbone, plus à même de comprendre et formaliser vos besoins. Vous devrez par contre vous assurer que la plateforme bilan carbone est bien sécurisée et en mesure de vous accompagner dans votre développement.
Une solution alternative est le “buy and make it”. Une solution de comptabilité carbone clé en main, développée par des experts dans le domaine MAIS hautement personnalisable. Le logiciel vous permettrait de construire vos flux de collecte de données, de travailler en mode collaboratif, de personnaliser vos analyses et vos leviers d’action, de créer vos propres tableaux de bord…
Le logiciel vous fournit ainsi tous les outils pour mener à bien vos missions mais vous laisse la main sur l’implémentation de votre stratégie carbone. Le “buy and make it” aura ainsi une mission de facilitateur.
Plus besoin de faire appel à votre équipe IT interne, vous serez en mesure d’appliquer vous-même les exigences de votre cahier des charges de manière simple et intuitive au cœur de l’outil.
C’est en s’appuyant sur cette philosophie que nous avons développé Traace. Notre objectif est de vous fournir un outil modulaire, qui vous permettra non seulement d’adapter votre comptabilité carbone aux spécificités inhérentes à votre entreprise mais également de faire évoluer l’outil en fonction du développement de votre entreprise et/ou de sa stratégie carbone. Des opportunités de co-développement permettront d’aller encore plus loin dans cette démarche selon les besoins complémentaires que vous aurez identifiés.
